Checklist de onboarding de cliente novo no WhatsApp da agência
O onboarding de um cliente novo decide metade do resultado da conta: um número mal escolhido, um consentimento frouxo ou um chip disparado cedo demais custam o primeiro mês. Este checklist organiza o processo em sete blocos, do contrato ao primeiro envio, para a agência repetir em todo cliente sem depender de quem estiver de plantão. Ele vale para a ZapZap, que é uma API não oficial: o WhatsApp pode limitar ou bloquear números, e o cliente precisa saber disso por escrito antes de começar.
Publicado em · 4 min de leitura
Bloco 1: contrato e expectativa
- O contrato diz que a solução é não oficial e que o número pode ser limitado ou bloqueado, mesmo com boas práticas.
- Está definido quem é o controlador dos dados dos leads (em geral o cliente) e quem é o operador (a agência), com cláusula de tratamento de dados sob a LGPD.
- Está escrito quem paga a reposição de chip e quem compra o número.
- O cliente sabe que não haverá disparo para lista sem consentimento, conforme o uso aceitável.
Bloco 2: o número
- Se há número comercial com histórico, é esse que será conectado (o melhor ativo do cliente).
- Se o número é novo, tem chip ativo com plano de dados, perfil completo (foto real, nome, descrição) e nunca foi banido.
- Há um número por cliente e por finalidade; atendimento e prospecção não dividem o mesmo número.
- O cliente sabe qual celular guarda o número e quem tem acesso a ele.
Bloco 3: instância, nome e marca
- A instância foi criada com nome padronizado e o identificador do cliente no campo metadata (por API ou pelo painel). A taxa de ativação foi consultada antes em GET /instances/cost.
- Nome, logo e cor do cliente foram configurados para o portal e o link de conexão daquele número.
- O link de conexão foi enviado ao cliente, que escaneou o QR code no celular certo.
- O webhook da instância aponta para o seu sistema e foi testado (veja a documentação de webhooks).
Bloco 4: aquecimento antes de qualquer disparo
- O número está em fase inicial: recebe e conversa com quem já conhece o cliente, e não dispara para desconhecidos nas primeiras duas semanas (regra de prudência nossa, não do WhatsApp).
- O aquecimento em comunidade está ligado, e a data de conexão e a fase estão na planilha de operação.
- Há critério por escrito para avançar de fase, baseado em resposta e em sinais negativos, e não em calendário. Use o checklist de aquecimento.
Bloco 5: automação e atendimento
- O tom de voz, os horários de atendimento e os limites da IA estão definidos com o cliente e configurados na IA por instância.
- O fluxo básico (boas-vindas, qualificação, encaminhamento ao humano) foi copiado de um cliente parecido e ajustado ao contexto.
- Está claro a partir de qual ponto a conversa passa para uma pessoa e quem é essa pessoa.
- Há mensagem de saída clara (por exemplo, responder SAIR) em qualquer envio ativo.
Bloco 6: portal e resultado
- O portal do cliente foi criado, com as seções certas ligadas (resultado, leads, confirmação de venda, reconexão) e senha enviada por um canal separado do link.
- O cliente sabe reconectar o QR code sozinho se o número cair.
- Se há anúncio com destino ao WhatsApp, está combinado como a venda será marcada, para devolver o evento de conversão à Meta. Veja a página de gestores de tráfego.
- Está marcada a data da primeira revisão de resultados.
Bloco 7: plano para o dia em que o número cair
- O cliente sabe quem avisar e em quanto tempo a agência responde.
- Existe um chip de reposição em aquecimento, ou a decisão de qual será comprado.
- O procedimento de queda está escrito: parar o lote, descobrir o que mudou, repor, recomeçar da fase inicial. Veja número bloqueado no WhatsApp.
- Há uma linha desse cliente na planilha de operação com responsável nomeado.
Resumo rápido
- Onboarding em sete blocos: contrato, número, instância e marca, aquecimento, automação, portal e plano de queda.
- O contrato precisa dizer que a solução é não oficial e que o número pode ser limitado ou bloqueado.
- Nenhum disparo para desconhecidos nas primeiras duas semanas de um número novo (regra de prudência nossa).
- O cliente conecta pelo link, acompanha pelo portal e sabe reconectar sozinho.
- A queda do número é previsível: deixe o procedimento e o chip de reposição prontos antes.
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Perguntas frequentes
Quanto tempo leva o onboarding de um cliente novo?
Conectar o número leva minutos. O que leva dias é o aquecimento por fase e o alinhamento de contrato e automação. Planeje o início da operação ativa pelas fases, e não pela conexão.
O cliente precisa criar conta para conectar o número?
Não. Ele escaneia o QR code pelo link de conexão e acompanha o resultado pelo portal, que abre por link ou por número e senha.
Quem é o controlador dos dados dos leads?
Em geral o cliente, e a agência atua como operadora. Defina isso por contrato, com cláusula de tratamento de dados sob a LGPD, e registre o consentimento dos contatos.
Posso começar a disparar assim que o número conectar?
Não é recomendável. Número novo precisa de aquecimento, e a conexão não é prova de reputação. Nas duas primeiras semanas, só converse com quem já conhece o cliente.
O que faço se o número do cliente for bloqueado?
Pare o lote nos outros números, descubra o que mudou, reponha com um chip aquecido e recomece da fase inicial, conforme o plano combinado no bloco 7.
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